Eメール(イーメール）は電子メールのことですね。
インターネットの発展によりEメール（電子メール）を使うことは当たり前のことになってきました。
ビジネスにおいても電子メールも用いることは、ごく自然なことになっています。
非常に便利な道具であるEメールは、一つ間違えると大きな問題になってしまうこともありますので気をつけましょう。
社用で電子メールを利用することはすでに、常識に近いところになってきます。
電子メールが無いとビジネス的にも不利になってくると思われます。
パソコンが苦手だからと言っていても仕方ありません。
当然ビジネスでのEメールは、友達と交わしているようなものは不適切です。
メールでの連絡や交渉内容は、文章としての記録が残ることになります。
メールの内容が明瞭でないと、よけいに理解を妨げてしまう場合もあります。
これらの特性を良く理解しておく必要があります。
メールでの基本的なマナーには、いろいろあります。
まず読みやすさに関することからです。
一切改行がない文章は非常に読みにくくなります。
また改行ばかりの文章も、下に長くなり過ぎてしまいたくさんスクロールさせなければなりません。
１行30字程度を目安として改行して行くと良いでしょう。
題名部分には、必ず用件が一目でわかる内容を書きます。
この題名で重要なことなのか、急がなければならないものなのかが分かります。
メールをたくさん受け取る人は、そこで判断をしますので、メールをきちんと開いてもらうには、きちんと内容を表したものである事が必要です。
具体的な例を挙げると、
打ち合わせの件に関してメールを送るとしましょう。
題名には具体的な打ち合わせの内容が分かるものを「○○打ち合せ」「○○打ち合せ+日付」など。
会議が中止であることを伝えるなら「○○の打ち合せ中止」、と分かりやすく題名に明記しておきます。
内容は作文ではないので、簡潔にまとめて長文にならないよう気をつけます。
どうしても長くなってしまう場合はあらかじめ、その旨の断りの文章を入れていきましょう。
Eメールの書式はほぼ決まっています。
文頭には○○様と相手の宛名を入れ、あなたが誰なのかを名乗りませよう。
軽く挨拶をして、本題を記述します。
文末には、あなたの連絡先などの署名を入れましょう。
その他電子メールのマナーとしてあげておくと。
用件に関しては原則メール一通に関して一つの内容にするようにします。
丁寧な言葉使いをすることは基本になります。
初めてメールを送る相手に対しては特に失礼が無いように心がけましょう。
ファイル添付をする場合は、ファイルの大きさが大きいのであれば圧縮をかけたり、会社によっては会社のサーバーで受け付けられないファイルもあります。
使用ソフトも含めて相手に確認をしておくといいでしょう。
機種依存文字の使用は避けるのが無難です。
半角カナやローマ数字などは機種依存文字と呼ばれ、パソコンによっては正しく表示されません。
返信メールをする場合には、前のメールから引用した文の頭に｢>｣を入れると、あなたにとっても相手にとっても分かりやすいメールになります。
引用する文は必要な部分だけを選んで抜き出すことで簡潔にまとめることができます。
電子メールは、相手の都合のいい時に読んでもらえますので、電話のように相手が出なくても用件を伝えることができます。
このEメールの特性を生かして、うまくコミュニケーションを図っていきたいものです。
最後に、とにかくこれだけは注意しましょう。
メールを送る宛先です。
送信ボタンを押した瞬間に電子メールは送られてしまいます。
伝えていけない情報を誤って顧客に流してしまったなんていうことは、取り返しがつきません。
この点だけは、本当に注意しましょう。
下手をするとあなた個人だけの問題でなくて、会社としての問題になってしまうこともあります。
