電話一本でビジネスの成否を分けることがあります。
直接顔をを見てしゃべることができない状況で、正確に物事を伝えるたり受けたりできるのは必要最低限のスキルです。
今はＥメールが便利ですが、やはりコミュニケーションとしては電話の方が気持ちが伝わります。
少し古いかもしれませんが上手く利用して、成果に結び付けていきたいものです。
電話一本においてもビジネスでは商談であると考えておかなければなりません。
電話対応には大きく分けると、｢受け方｣と｢かけ方｣との２つになります。
まず受け方の基本からです。
電話のベルが鳴ったら２回以内に出るようにしましょう。
とった電話が、別の人あての電話なら出来るだけ速やかに（できれば30秒以内に）取り次ぐことができるのが理想です。
相手からの電話を長く放置するのはとても失礼な行為にあたります。
時間がかかりそうであれば、その旨をきちんと相手へ伝えておきましょう。
電話の横には筆記具を用意しておくことも忘れてならないことです。
取次ぎをする場合に、時間がかかってしまうこともあります。
そこの点で相手に不快感を与えてしまこともあるかもしれませんが、少しでも印象を良くするために、取り次ぎ相手へきちんと用件を伝えましょう。
そうすることでお客様に二度同じことをおっしゃっていただく必要がなくなります。
担当者不在やどうしても都合が悪く電話に出られないような状況もあるでしょう。
その場合、詳細までは伝えず、｢申し訳ございません、あいにく外出しておりまして…｣と切りだして、相手の意向を汲み取りましょう。
もちろん、その際の伝言は正確に内容を把握してメモし、自分の名前を書いて電話の受け手だった担当者へ伝えておきましょう。
他にも様々なケースがありますので、臨機応変にできるだけきめ細かな配慮をしましょう。
続いてかけ方の基本です。
時間がかかると電話代、つまりコストがかかってしまうとともに、相手にとっても貴重な時間がとられてしまいます。
あらかじめ話をする要件をまとめておきましょう。
時間がかかりすぎた場合、かけた相手側に対しても迷惑となります。
相手が名前を名乗って確認することができたら、自分も名乗り、速やかに用件を伝えます。
担当者に取り次いでもらう場合や、不在の場合の対応も考えておくといいでしょう。
目的の担当が電話に出たらにらまず挨拶をします。
次に用件を伝え、話しの結論から話を進めていきましょう。
相手が不在であった場合は、相手の都合や状況を確認して、かけなおす、かけてもらう、伝言を頼むなど、こちらの要望をハッキリ伝えるようにしましょう。
この際、電話を受けてくれた相手の名前と所属も記録しておくと良いでしょう。
最後の仕上げですが電話を切るタイミングです。
相手が目上の人や顧客の場合には、相手が切ったことを確認してから必ず電話を切るようにしましょう。
まずは、自分がされて嫌だと感じることはしないようにするのが基本です。
電話口で相手が電話をガチャント切られると誰でも嫌ですよね。
(わざと怒っていることをの演出として使うのは危険な賭けです。。）
そうあなたが感じることは誰でも嫌なものです。
そんなことからでも構わないので、電話のマナーはビジネスマナーであるということを、心得ておきましょう。
